本帖最后由 麦田财务 于 2016-9-1 09:53 编辑
2016财务自查报告
根据广东省麦田教育基金会理事会的要求,秘书处邀请基金会监事及志愿者代表对基金会（2015年7月1日-2016年6月30日）财务情况进行了自查，并对发现的问题提出建议。
一、 背景介绍
| 办公室名称 | | | | | | | 1、张小威（麦田ID:啦子） 2009年加入麦田，志愿者编号：云G0001，昆明麦田公益发展中心， 从事财务工作8年，中级会计职称； 现工作于昆明斑诺文化传播有限公司，职务：财务总监 | | 1、 麦田监事：陈正超（麦田ID：PC） 2011年加入麦田，武汉分社， 现工作于武汉市公安局，三级警长； 2、韩文艺（麦田ID:肋骨） 2011年9月加入麦田，天津分社财务，志愿者编号：天津－0008 现工作于天津市滨海新区市场监管局 副科长 | | 财务行政主管：刘玉华（麦田ID:冬雪佳芸)； 2005年9月加入麦田；麦田专职，志愿者编号：后勤0014 财务部出纳：陈瑜（麦田ID：小大) 2012年9月加入麦田；麦田专职 | | |
二、 自查情况 抽取了分社明细账、业务活动成本明细账、现金存款日记账、银行存款日记账、2015年8月、11月、2016年3月、6月的会计凭证和报表、采购合同、捐赠协议、发票台账、基金会财务制度、分社财务管理制度等相关资料，进行财务自查工作。 现将自查情况总结如下： 在财务工作过程中，广东省麦田教育基金会（以下简称基金会）严格按照《非营利组织会计准则》的规定，依法设置会计账簿，并保证其真实完整，根据基金会实际发生的业务事项进行会计核算、填制会计凭证、登记会计账簿、编制财务会计报告。 基金会严格执行国家有关财务法规，所发生的各项业务事项均在依法设置的会计账簿上统一登记、核算，依据国家规定的会计制度进行会计核算，经查验数据真实、有效。
三、 存在问题及财务建议 1.分社采购合同管理不规范 在自查工作中，发现基金会的采购合同管理有缺失。不论企业还是基金会采购大宗商品或服务，需合同、发票、付款单、签收或确认文件齐全，方可佐证交易行为的发生。基金会的项目如麦田少年社等均有较为完备的采购合同，但是，分社大笔开销的采购合同缺失严重，基金会均未留存相关采购合同，财务和法律风险较大。 解决办法建议：对于超过一定金额（2万以上）的采买交易，必须签订采购合同，在签订合同并收到发票后，方可进行付款和核销。同时，建立采购合同台账，对采购合同进行专项管理。
2.会计凭证附件不规范 该附件不规范主要体现在： (1)报销发票收据等附件无经手人签字； (2)小部分分社的资助款发放回执存在涂改的现象； (3)部分核销的发票时间久远，自查中发现2016年会计凭证附件存在2014年的发票，按财务规定，除跨年月份外，发票需当年核销。 解决办法建议：财务部严格按照财务规定进行执行，对于附件不合规范的拒收。同时，提供问题解决方法，例如无法开票的问题，可通过税务局代开，或通过其他相同类别发票进行替代。
3.会计科目核算不够深入，财务分析工作暂未开展 基金会的部分会计科目核算不够深入，例如，某分社与基金会进行个人挂账的核对工作，基金会账面显示挂账5万元。当分社询问是由哪些项目构成时，基金会仅能给出何日申请的该笔款项，无法给出具体是分社的哪个项目，未核销票据。该情况是因为目前财务核算仅进行到第三级科目，财务部门人员较少所导致的。 而财务分析对于基金会有很大帮助，包括评估财务风险、财务现金流情况分析、项目收支情况分析、账龄情况分析等。这些财务分析报告对于麦田项目开展有很大的参考价值。而这些内容都基于会计核算的细致深入。 解决办法建议：在财务系统中，用核算项目替代目前分社，重构分社项目为二、三级会计科目，此法可根治会计科目核算不够深入的问题，但是工作量较大，是否需进行调整可再行商议，暂时治标的办法是，录入会计凭证时，将摘要写得更详细，此举可缩短分社对账时查询的响应时间。 针对基金会的财务分析工作，根治的办法是加强财务人员的培训，同时，增加财务人员配置，将财务人员配置调整为三人：出纳一名，负责财务部基础事务，会计一名，负责录入会计凭证，同时，与各项目、各分社进行对账，出具基础的财务分析报告，财务经理一名，负责财务分析工作，给到注册分社财务人员工作能力建设支持。目前，基金会行政经费筹款并不理想，基金会的发展暂未对财务部要求如此严苛，可将上述人员编制作为愿景，朝此方向去努力。随着基金会的发展，财务部的建设必然会提上议程。
4.财务个人往来挂账，依然未能很好解决。 我们翻看了2015年的财务自查报告，报告中如是说“基金会其他应收款截止2015年6月余额为1,815,150.07元，基本为各分社（团队）挂账。部分款项时间已超过三年。其中长期挂账较大金额（截止15年6月余额在10万元以上）有：李剑霞（昆明分社）余额为172,979.00元、何康（十堰分社）余额为101,388.00元、何奇颖（成都分社）余额为138,350.00元、李海霞（盐城分社）余额为149,550.00元。经查询，其他应收款余额形成原因主要为各分社（团队）未及时将支出单据寄回基金会财务入账。”。 一年过去了，目前截至2016年6月，基金会其他应收款余额为2,090,470.25元，长期挂账较大金额（10万元以上）有：傅加科(古丈)232,370.00元、何康（十堰分社）余额为176,690.13元、何鹏（凉山团队）150,776.31元、何奇颖（成都分社）余额为106,635.00元。原因主要为各分社（团队）未及时将支出单据寄回基金会财务入账。 三年时间此问题未能得到很好解决，主要原因是麦田现行分社管理模式所导致的，我们除了监控这些大金额的挂账以外，还需要关注其账龄，这又回到我们财务分析建议中的账龄分析。 解决办法建议：加强与分社之间的联络，了解未能及时将支出单据寄回基金会的真实原因，特别是账龄较长的挂账分社。与此同时，可推出一定的奖惩措施，尽可能的减少其他应收款的挂账金额。
5.会计凭证装订工作有待加强 对于基金会的财务，会计凭证的装订工作量巨大，且各分社票据粘贴得参差不齐，给装订增加了更大的难度。会计凭证对于财务部门而言是一切工作的基础，同时，在事务所来到基金会进行审计时更是我们的“脸面”。目前的装订情况明显是比较粗放型的。 解决办法建议：增加分社关于财务票据粘贴的培训，可制定一定的奖惩机制。同时，加强财务部办公自动化，例如可购置半自动凭证装订机进行凭证装订工作。
6.基金会财务部收回麦田物资账目之后，进销存系统有待加强 2016年5月，麦田资物仓库迁回广州总部，进销存的流程和系统需按财务要求进行规范，例如：出库、入库的单据，签字原始单据等，大宗物资屯于仓库中，整个物资均需纳入材料或资产中进行核算与盘点。
7. 基金会专职人员个人所得税的税负较重 基金会专职人员绩效发放方式导致专职人员的个税所得税税负较重，财务部可通过合理避税的方式进行规避。建议财务部通过测算后，将部分绩效工作拆分至每月进行发放，或通过年终奖分摊减轻基金会专职人员的个税压力。
8.财务部自身能力建设有待加强 在基金会资金充足的情况下，财务部人员自身能力建设需加强，可参与实战型的培训，并组织团队和麦田分社的内部分享等，使分社重视财务工作，提高财务的责任心。同时，多吸纳专业人员进入分社财务组，包括由总部牵头的财务小分队。
四、 自查总结 本次自查工作，我们未查出基金会明显的财务漏洞，我们给到的财务建议是按财务风险程度的降序进行排列，本次自查工作，在财务细节上处理不够专业和全面，对于基金会这样的草根组织来说，繁杂的财务工作做到面面俱到绝不是光靠财务部的两个人可以完成的，是需要全麦田人的共同努力。 针对未来的财务自查工作，我们建议找专业的财务志愿者进行自查，给到专业的财务建议，这样，才会真正体现自查的价值。感谢基金会财务对我们自查小组工作的支持与配合，期待未来的自查工作越来越细致和有效。
自查小组成员：张小威 陈正超 韩文艺 2016年8月29日
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