字典项目会议记录

典燃梦想

20120829字典申请及发放培训会

时间：2012年8月29日20:00--21:30
参会人员：浅白(字典)   一只(字典)    虫儿飞(字典)   平安(字典)    寓言(字典)  秋月(十堰)   麦田小熊(十堰)   灵一(南宁)   爱心（南昌） 紫冰烛（南昌）肖兰（四川）加菲南吉兔（天津） 罂粟（天津）  月朦胧（山东）  柒（广州） 千载（广州）小拉（广州） 倚河看柳（德州） 免费午餐字典对接   思源来了（合肥） CC（湖北鄂黄） n798491534 wn11818 深海（东营）  青衣（东营） 煦风（临沂）天剑（什邡）冯小乐（聊城）孤狼（凉麦） 包子（德州） 圣星（德州） 凳子（宁波）  E网情深（十堰）海天（德州）保镖（成都）静疏生（昭通）时间空间（柳州）眼睛东哥（吉安）许艳（吉安）往事如风（河南） 盐埠（盐城） 睡莲   墨攻（苏州）梦的衣裳（苏州）静秋（苏州）千里路（苏麦）小橘灯（贵州）小橘子（兴义）麦田龙啸（重庆）叮咚（重庆）沉淀（重庆）卡农（临沂）静静安安（临清） 细水（儿童希望）小静（免午湖南）白山（德州）旁听-ivan  千里路（苏麦）三德字（宜昌）(最高峰61人)

会议议程：
    第一部分申请流程   培训人：一只
    第一步：开展学校前期调查。注意事项：调查表格在论坛上面有。学校前期调查表需要敲章。
    第二步：填写字典的申请表。注意事项：
    1、需要相对规范，尤其是在学生名单中，因为之前发现一些问题。论坛上的表格是已经规范好的，请大家不要去动它。
    2、申请表按照年级和班级分开。哪怕一年级只有2个人也只填一张表。
    3、邮寄地址由以前的广州改到上海，字典组的邮箱也改过了，详情见论坛置顶帖。  
    4、申请表上接收地址一栏，姓名身份证后面有一个小框，填接收人姓名，这一栏必须要写明
    5、申请表上建议真实姓名（论坛ID）

第二部分发放流程   培训人：虫儿飞
    第一步：分工：至少需要三个人  
    A.拍照。主要拍学校大门、发放现场、学生名单、合照、承诺书等
    B.协助现场发放。主要是协助监督孩子们的签名，因为低年级的孩子还不会签名，建议大家把字典放在讲台上面，按照顺序喊一个孩子上来拿了以后签名。不要全部把字典发下去再签名。发字典的时候最好有志愿者在旁边看着。如果还有时间的话，可以对字典做个介绍，介绍下字典的来处和意义等都可以介绍一下。
    C.分配字典。按照以学校为单位来发放字典，建议一人统一管理，最好是一个班级有一个志愿者来负责，如果没有志愿者也要请老师来负责。按照班级名单进行字典分配，一个班级有多少人，那就分配多少字典，这样的话便于以后字典的核查。
    第二步：召集各班主任核对名单。
   主要核对：
    A.孩子们的名字有没有写错，要以报名时学校存档的名字为主
    B.这一学期有没有辍学、转学、留级的孩子。
    如果上面两项没有出入的话，这份名单就可以用了。如果有出错的话，可以找一台打印机重新打印一份。
    如果有新转入的学生，直接在名单后面加上就好；辍学、转学的直接在名字后面备注是辍学还是转学；留级的话在名字后面备注是留级到了几年级
    有新转入的学生，字典数量就要加上去；有辍学和转学的学生，字典数量就要减掉。最终字典按照班上实际孩子数量发放。
    第三步：发放现场
    1.志愿者、老师按名单上的顺序点名，领取、签字。志愿者监督学生有无写错名字、写错栏、写小名。
    2.志愿者、老师核对签名，确保无误后，在表格上写上日期、本页小计、发放数量、联系方式，班主任签名（如果班主任不在课任老师也要签名）。
    3.发放当天，请假的学生，由班主任代签领取，并备注说明。
    第四步：学生名单统一交到本次发放活动负责人手上，负责人找校长盖章，写收条，承诺书并盖章。注意：收条要写好金额数量，第一批和第二批的金额是不一样的，大小写也不要写错
    第五步：将发放回执表、收条拍照，与发放照片（包括学校大门，教室及发放过程等）一起发到麦田字典邮箱mtzidian@mowo.cn，邮件主题：发放时间+团队（地区名）+字典发放反馈。发到邮箱后，字典项目工作人员会审核，如不合格会联系发件人重新处理资料，如果合格没问题，就把相关的资料快递寄到上海的工作室，不是广东。地址：上海市普陀区澳门路477弄7号楼 507室 赵一枝收 邮编200060


第三部分 现场答疑  答复人:浅白
麦田】苏州-墨攻 (20:39:34)
我们这第二批的收条 我去核对数量的时候,应按照8.385元/册计算的收条,校长已经按8元签收了,如何处理?
回复：发放时联系学校重新开收条，按相应版块来计算总价.

山东-月朦胧 (20:17:10)
那个合照是所有学生的照片吗 ？
回复：发放过程中领字典时，可以是全景，也可以是特写

麦田】四川-泸州 肖兰 (20:19:04)
双山没有学校大门，就拍一张学校全景
回复：没有校门,拍一张全景或者校楼也行。

Q：收条是固定格式吗？
A：是的，有固定格式，严格要按格式填写,不可涂改.

Q:有词典吗？
A：目前尚有英汉词典1400，汉语词典500册,欢迎提出申请.


Q：申请有什么条件要求吗？
A：申请对象：1、麦田各地分社/团队；2、贫困山区学校（也可以是城里的打工子弟学校）；3、各地助学机构
步骤一：学校前期调查
步骤二：根据调查情况填写字典申请表及学生名单
步骤三：资料通过，发出学校盖好章的承诺书
步骤四：字典进行发放，同步完成反馈
步骤五：等待确认反馈是否合格
其中步骤一、二做好后同时发到邮箱。

Q:低年级的学生能不能发放？
A：根据各地情况,低年级不使用阶段一般不建议发放。

Q：已经申请过的学校可以再申请吗？
A: 新的学生对象,可以的。

【麦田】四川-泸州   肖兰 (20:46:15)
收到的字典有几本不知是在运输过程中还是本身就破损的，怎么办
A：视损失情况严重程度，单独与相关负责人员联系。

【麦田】江西吉安-眼镜东哥 (20:55:23)
字典申请到什么时候结束？
A：是长期项目，会一直做下去。所以各位不要急，根据实际情况,分批申请。

免午湖南-小静 (20:57:18)
我们的字典是25号发出的吧？用邮政的吗？
A：是从今天才陆续发出，一般一周到十天左右到达。各地区要注意收到字典,定下计划发放时间，给工作人员报一下，以便统计。

Ning-免费午餐字典对接 (20:52:58)
感谢支持。请问免费午餐开餐学校湖南贵州发送后，其他地区我们是否还可以协助学校申请？
A：首先等你们这批发完做好反馈时可再提出申请。

【麦田】山东-月朦胧 (20:58:20)
白，有没有发过去的合格的反馈？发到群里我们参考一下可以吗？
A：可以的，稍后发一份合格的样本到群共享。

儿童希望-细水 (21:00:27)
申请表里的批复数量和审核这两项我们不用填写吧？
A：不用,由字典工作组填写。

【麦田】十堰竹山-麦田小熊 (21:01:03)
我们之前申请的这学期才能发放。可是这学期学生已经升了年级，可能也会换班主任，而且学校校长也已经换了。对发放有什么影响么？
A：没有影响，我们的对象是学生,老师或校长更换与发放没影响,发放事宜由志愿者与当地学校沟通。

儿童希望-细水 (21:02:33)
学校情况调查表最后需要校方盖章，是需要学校打印盖章后，拍照发邮件，审核通过后再将纸质的邮寄到指定地点吗？
A：调查结束盖章后先拍照发到邮箱审核资料，最后字典发放结束资料都审核合格后再统一寄出。

【麦田】江西吉安-眼镜东哥 (21:04:45)
申请步骤里的第二步不是说要学生名单吗？附件二里是学生的回执表。好像没学生调查表？
A：学校资料表是打印空白表格，带到学校手写，填好后盖章拍照,调查的同时落实学生需求。

【麦田】山东-月朦胧 (21:06:27)
如果原先有申请的，但是学生毕业了，我们可以给新生吗？那发放时名单应该怎么办？
A：发放名单请学校把新生名单提供，做成电子档，继续发放。

【麦田】重庆~~叮咚 (21:07:29)
（2） 回执表：请使用字典发货后，所回复邮件附件中的发放回执表，领取字典时学生签名并按手印，学校盖章。
这里的签名的时候需要手印吗？
A：正常是学生签自已名字领取字典，如写不出自已名字，可以手印。

【麦田】十堰竹山-麦田小熊 (21:08:50)
学校基本情况调查表。。。是申请用的资料吧？反馈的时候不需要吧？
A:前期申请需要，后期反馈不需要.

【麦田】四川-泸州   肖兰 (21:10:03)
学生领字典最好还是签字吧，不能写的就由班主任带签吧，盖手印那个格子会密密麻麻看都看不清的
A：视具体情况，最好签字。不支持学生由成人代签,特别个例除外。

免午湖南-小静 (21:11:39)
姓名前的编号是什么意思？
A：学生序号

【麦田】河南-往事如风 (21:12:08)
河南省商城县金刚台乡的小学可以申请吗
A：可以，对象是学校大部分没有字典的学生。

【麦田】四川-泸州   肖兰 (21:12:41)
好的，我们明天就开学了，培训都设置在晚上吧
A：一般是会安排在晚上的。

特别注意：我们接受申请时我们优先考虑能保证反馈做到位的单位。

【麦田】河南-往事如风 (21:13:16)
从申请到发放大概有多长周期？
A：正常一般是半个月左右。

【麦田】十堰竹山-麦田小熊 (21:13:25)
可否建议将会以记录发布到论坛？
A：我们的会议有工作人员做记录的，会发到论坛公告版，和群邮件，同步微博的方式通知大家。

关于物流，因为我们合作方的物流一般目前只到县级。所以最好申请时地址不要写到乡镇等地址。西藏等地目前物流还没有到，只能由申请方自己联系，物流费用过高是不划算的，不建议申请。青海可以，一般的县级地都可以到。

【麦田】江西吉安-眼镜东哥 (21:19:03)
申请的时候不是说不要具体学生名单吗？
A：申请表里，是必须附有学生名单的。是为了便于捐赠人录入对接的,也是为了提高效率。

儿童希望-细水 (21:26:41)
我们现在需要申请的是发到凉山州的字典，现在申请无误，大概什么时候可以发出呢？
A：未收到申请,一般资料通过即可安排。

目前字典项目工作人员：
一只：新的字典项目负责人
浅白：辅助
虫儿飞：负责项目培训
平安，寓言二位也是工作人员
新的邮箱是
mtzidian@mowo.cn
字典项目申请QQ交流群：3884842

字典申请详细步骤：http://bbs2.mowo.cn/viewthread.php?tid=71735